Objetivo: Familiarizarse con
los mapas de procesos y la manera como se desarrolla el PHVA
Descripción: Describir
la empresa, producto que elabora y/o el servicio que presta, las instalaciones donde lo desarrolla y los
procesos que ha identificado en su mapa.
Analice el mapa de procesos y la documentación de procesos
recopilada y responda las siguientes preguntas.
1. Se han identificado la totalidad de los procesos que permitan desarrollar la integración del sistema de gestión?
2. Elija uno de los procesos , cómo se desarrolla el PHVA?
3. Cómo se reflejan los aspectos de salud, seguridad y ambiente en los procesos? Si no están el proceso, pero están en la empresa en otro documento (por ejemplo el panorama de factores del riesgo, el plan de manejo ambiental), indique que información encuentra.
Tip: Elija un proceso operativo.
Descripción de la empresa:
ResponderEliminarLa Universidad Sergio Arboleda (USA), es una institución de educación superior de carácter privado que busca la formación personal y profesional en las diversas modalidades del saber, mediante la actividad académica y cultural, el fomento de la investigación y la proyección hacia la comunidad nacional e internacional, con sentido social y excelencia académica
Se encuentra ubicada en Bogotá, en la Calle 74# 14-14; cuenta con 7 edificaciones, cada con 5 pisos, donde están los espacios académicos y administrativos para el desarrollo de las actividades.
En el mapa de procesos se han identificado 3 tipos: Los estratégicos, los misionales y los de apoyo
Estrategicos
Dirección y Planeación Institucional
Gestión de calidad
Misionales
Proyección social
Gestión Academica
Bienestar
de Apoyo
Gestion administrativa
Gestión del talento humano
Gestión de recursos bibliográficos
Gestión Financiera
Gestión tecnológica
Promoción y divulgación
Servicios academicos administrativos
PROVEEDORES
"Comunidad Académica.
Todos los procesos.
Laboratorios farmacéuticos.
Laboratorios clínicos y profesionales de salud.
Secretaria de salud distrital."
ENTRADAS
"Solicitud del servicio.
Información y muestras medicas.
Informes epidemiológicos."
ACTIVIDADES CICLO PHVA PHVA
Atender consultas. H
Planear campañas. P
Capacitar en temas de salud. H
Elaborar estadísticas. V
Desarrollar las diferentes campañas establecidas. H
Administrar y custodiar medicamentos. H
Atender representantes laboratorios médicos. H
Analizar indicadores de Gestión del Proceso V
Analizar no conformidades del Proceso V
Tomar acciones correctivas y preventivas y/o de mejora
Comunidad académica informada y atendida en temas de salud.
"SALIDAS
- información relacionada"
"Programas de educación sexual.
Campañas en salud.
Informes estadísticos.
Medicamentos."
CLIENTES
"Comunidad académica.
Todos los procesos."
3. En este proceso misional no están contemplados los aspectos de seguridad y ambiente; estos se encuentran documentados en el panorama de factores de riesgo de Salud ocupacional que contemplan la presencia de los temas de salud y seguridad en los puestos de trabajo; y existe un departamento independiente que desarrolla el plan de manejo ambiental .
MARIA LUCIA ORTIZ, CLAUDIA ROJAS, MARTA REYES
A
Comentario realizado por: Johana B., Margoth B. y Biviana V.
EliminarNo hay un señalamiento claro del proceso misional seleccionado y descrito mediante las actividades registradas con método de PHVA, lo cual es importante para determinar si estas cumplen con el método en forma adecuada y el objetivo mismo del proceso.
Además no es clara la secuencia lógica de algunas actividades como la actividad del hacer señalada como capacitación la cual no cuenta con actividad de planear.
En la descripción PHVA del proceso registran las entradas, proveedores, salidas y clientes mas no registran en estas las interrelaciones con los procesos de estratégicos y de apoyo.
COMENTARIO DE MARIA LUCIA ORTIZ, CLAUDIA ROJAS Y MARTA REYES
EliminarMuchas gracias por el comentario y la observación,en realidad no fuimos explícitas.
Les aclaramos que la misión es la general de la Universidad; el proceso que identificamos y al que nos referimos es el Servicio Médico, el cual hace parte de Bienestar, que a su vez es uno de los procesos misionales.
La caracterización que planteamos es solo la del Servicio Médico; y junto con otras caracterizaciones de los procesos estrategcos, los otros misionales y los de apoyo, la Universidad determina las necesidades de los clientes para lograr su satisfacción
El proceso que presentaron se presta para un buen análisis. Nos permitirá determinar como articular salud ocupacional y medio ambiente en al interior del proceso.
EliminarAnalizando la respuesta de la pregunta que les hicieron, me quedo con al duda si este mapa de procesos tiene varios niveles. Según lo presentan el servicio medico esta dentro de bienestar, y este a su vez es un proceso.
También quisiera que reflexionaran sobre la relación entre los procesos y las áreas organizacionales. Piensan que el servicio medico (un área organizacional) = a un proceso llamado servicio medico?
Y con relación a la retroalimentacion que les hicieron del planear del proceso, a cada hacer corresponde un planear?
Y por ultimo, como se representa la interacción entre los procesos?
Clara
RESPUESTA DE MARIA LUCIA ORTIZ, CLAUDIA ROJAS Y MARTA REYES
EliminarPara aclarar la duda, la informaciòn es la siguiente en relación al mapa de procesos:
Este esta dividido en:
I. Procesos Estratégicos: Estos establecen políticas, estrategias y en general líneas de acción generales para la supervivencia o mejor organización de la entidad y de los demás procesos.
Dentro de este gran proceso están icluidos:
1) La Dirección y Planeación institucional: quines reciben y toman las decisiones importantes. Está constituído por las directivas de la Universidad
2) Gestión de calidad: Es el proceso que asesora, activa,controla y supervisa todos los demás procesos. Conformado por personal capacitado y entrenado en calidad.
II. Procesos Misionales: Son la razón de ser de la institución, para lo que fue creada y que permite su sostenibilidad en el tiempo. Aporta al desarrollo integral y al mejoramiento de la calidad de vida de los miembros de la comunidad
académica.
Esta conformado por los siguientes procesos:
Bienestar estudiantil
Deportes
Servicio médico
Bienestar Institucional
Cafería
Egresados
Los 3 primeros procesos tiene un lider encargado
III. Procesos de Apoyo: Estos procesos proveen los recursos necesarios para el buen funcionamiento de los demás procesos.
Conformado por :
1) Gestion administrativa: la cual comprende
Adquisición de bienes y servicios
Mantenimiento
Almacén
Apoyos audiovisuales
Archivo y correspondencia
Servicios Generales
Publicaciones
2) Gestión Financiera
Contabilidad
Tesorería
Apoyo Financiero
Presupuesto
3)Gestión de talento Humano
División de Desarrollo Humano
Seguridad
4) Gestión Tecnologica
Relacionado con todo lo de sistemas (software, hardware)
5) Gestión de recursos bibliograficos
6) Promoción y divulgaciób
Medios de comunicación: Internet, intranet, procesos de divulgación, mercadeo
Como respuesta a si el Servicio Médico es un área organizacional, si lo es, pero desarrolla procesos,los cuales están definidos en la caracterización del proceso del Servicio, en la que se indica el HPVA de cada uno
El control de la prestación del servicio de cada proceso, se encuentra definido en las fichas de caracterización y procedimientos correspondientes a cada uno de ellos. De igual forma, la Universidad establece controles generales a través de resoluciones,omunicados, memorandos, acuerdos, reglamentos, entre otros.
Continuación Respuesta maria lucia ortiz, claudia rojas y marta reyes
EliminarCARACTERIZACION DEL PROCESO DEL SERVICIO MEDICO (Ficha)
Objetivo: Promover,convocar y facilitar la atención médica de la comunidad académica
Alcance: Inicia desde la promoción y solicitud del servicio hasta la salida del paciente atendido
Lider: Director del servicio Médico
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES CICLO HPVA HPVA SALIDAS CLIENTES
-Comunidad Solicitud - Atención consultas H -Comunidad -Comunidad
academica del servi_ -Planear y desarrollar P academica -Todos los
-Todos los cio. campañas informada procesos
procesos -Información -Capacitación en salud H y atendida
-Programas
-Lab farma- -Atender representantes de educacion
ceuticos lab. farmaceuticos H sexual
-Campañas en
-Entrega medi- - Administración y salud
-Profesionales camentos custodia de medicamen H -Informes
-Capacitar en temas de estadist.
salud H -Medicamentos
-Información -Elaborar estadisticas V
-Elabora y analizar
indicadores de gestion V
-Analizar no conformida-
des V
-Tomar acciones correc-
tivas A
Para la interacción de los procesos La Universidad ha implementado el seguimiento y medición de los objetivos decalidad a través de los Indicadores de Gestión, los cuales están documentados en elformatoespecifico llamado “Hoja de Indicador de Gestión”
El método aplicable es el monitoreo de datos de cada proceso y el registro de losmismos con el fin de garantizar la medición de cada proceso.
Con el fin de demostrar su capacidad y alcanzar los resultados planificados, se analiza la información de los indicadores de gestión. Cuando no se alcanzan las metas, se deben adoptan acciones correctivas necesarias y formular estrategias a seguir para asegurar la conformidad de los procesos y productos
Integrantes: Norma Guzmán Sierra
ResponderEliminarDiana Lorena Hernández Ñáñez
Annyela Johana Robles Saenz
TALLER N°1
INTRODUCCIÓN
Es una empresa dedicada a la administración de la cadena logística que está comprendido por los procesos de embarcador Internacional con red de operación en todo el mundo, Transporte Marítimo y de Fletamento especializado, agencia de aduanas Nivel 1, Transporte Terrestre Especializado con equipos de última generación, en asociación con otras empresas que complementan en forma directa toda la cadena logística a nivel nacional e internacional; tales como operadores portuarios, zonas francas a nivel nacional y puertos estratégicos para apoyar la labor logística, aunando esfuerzos y recursos de las empresas consorciadas para ofrecer calidad en cada uno de los procesos, lo cual lo constituye en Operador Logístico 4Pl, cubriendo realmente todas las necesidades de la cadena logística integral para ofrecerlo al servicio del Mercado Colombiano y del Exterior.
1. Se han identificado la totalidad de los procesos que permitan desarrollar la integración del sistema de gestión?
De acuerdo con el mapa de procesos se identifica
Entradas : Necesidades del cliente
Proceso Estratégico (Planear): Proceso Directivo
Proceso Estratégico (Hacer): Comercial, Ventas y Posventa; Operativo y logístico
Procesos de apoyo (Actuar): Administrativo y Financiero; Recursos Humanos; HSEQ.
(Verificar): Mejoramiento Continuo
Salida: Satisfacción necesidades del cliente
2. Elija uno de los procesos, cómo se desarrolla el PHVA?
Se eligió operativo y Logístico
Planear :Planear las ejecuciones del cliente
Hacer: Ejecutar las órdenes del cliente
Verificar: Verificar el cumplimiento de normas HSEQ, ANS y sistema de información actualizado en línea
Actuar: Implementar acciones correctivas o preventiva (mejora continua)
3. Cómo se reflejan los aspectos de salud, seguridad y ambiente en los procesos? Si no están el proceso, pero están en la empresa en otro documento (por ejemplo el panorama de factores del riesgo, el plan de manejo ambiental), indique que información encuentra.
En el proceso operativo y Logístico se refleja los aspectos de salud, seguridad y ambiente en:
Entradas en verificar: Los proveedores envían o se cuenta con planilla de seguimiento HSEQ y Plan de aseguramiento metrológico.
Salidas en verificar: 1. Pre liquidación del pedido, 2.Registro de planilla de seguimiento HSEQ por parte de proveedores, 3. Hojas de vida de equipos.
Observaciones: Grupo--- Marta Suárez, Germán Gómez y Lorena Córdoba.
EliminarDemasiada información con muchas actividades no es clara la misión, visión y políticas de la empresa de servicio.
El alcance es ilimitado (con empresas consorciadas que no sabemos que hace cada una o que aporta en cada proceso)
El proceso OPERATIVO Y LOGISTICO. El ciclo PHVA, no es claro la interacción con cada uno con el nombre del proceso.
Por último, los aspectos SySO y Ambiental, el plan de aseguramiento metrológico aplica para control de equipos de inspección, medición y ensayo (masa-longitud-presión-temperatura-fuerza), y esta es una empresa de SERVICIOS (?) de operación logística.
Agradeceríamos mayor información para aportar al ejercicio.
Muchas gracias por sus observaciones, pero es importante resaltar lo siguiente:
Eliminar1.Teniendo en cuenta que el taller pide analizar mapa de procesos de una empresa no se contempla incluir en la introducción la misión, visión, alcance ni objetivos, estos temas corresponden al segundo taller propuesto.
2. Nos piden analizar una caracterización de procesos que en este caso elegimos operativo y logístico se mencionó las macro tareas para este proceso el análisis PHVA y no se desgloso por tareas.
3. Por ultimo en una empresa de logística si hay controles de aseguramiento metrológico como es el caso de las balanzas y la revisión tecnicomecanica para cumplir con la norma ISO 9001
COMENTARIO DE MARIA LUCIA ORTIZ, CLAUDIA ROJAS, MARTA REYES
EliminarPara nuestro grupo no es clara la descripción de la actividad de la empresa; creemos conveniente plantear la misión y los objetivos, para entender el cómo funciona esta empresa.
El mapa de procesos es solo el que se plantea? Pues creemos que en las entradas no solo estaría las necesidades del cliente, estaría pendiente los procesos misionales y los de apoyo.
No nos queda claro que con las planillas HSEQ se verifique lo correspondiente a salud seguridad y ambiente. Es conveniente las listas de chequeo y las matrices de riesgo.
El análisis de la empresa que presentan es muy interesante. Es un servicio que todos podemos comprender y analizar.
EliminarEn cuanto a la descripción que hacen del mapa de procesos, es importante que se cuestionen: El mejoramiento continuo debe ser un proceso?, que argumentos a favor y en contra pueden identificar?
La descripción general que esta empresa está haciendo del proceso, les parece suficiente? les permite identificar como se realiza? controlar su ejecución? entrenar nuevas personas?
Volviendo al concepto de integración, me gustaría que validaran como involucran los conceptos de salud ocupacional y medio ambiente en el proceso, cuales son los riegos / impactos principales? que controles se han involucrado dentro del proceso? que medidas de contingencia se contemplan? Estas preguntas ayudan a dimensionar la integración que va más allá de entradas y salidas.
Clara
En este mapa de proceso identificamos una descripción muy extensa, facilitando poco la lectura y identifican concretamente los procesos estratégicos, misionales y de apoyo.
EliminarJohana B., Margoth B., y Biviana V.
ResponderEliminarSalud Ocupacional de los Andes Ltda es una IPS especializada en la prestación de servicios de Salud ocupacional, fundada y dirigida por especialistas en el área, con más de quince años de trayectoria en la ejecución de actividades a gran escala, apoyando la implementación y desarrollo de los sistemas de Gestión en Seguridad y salud en el trabajo.
1. Se tienen contemplados los siguientes procesos:
ESTRATEGICOS:
• Gestión de calidad y mejora continua
• Gerencial
• Administrativo y humano
MISIONALES
• Cooperativa
• Servicios nacionales
• Atención al usuario
• Comercial
APOYO
• Gestión técnica documental
• Contable
• Salud ocupacional
• Sistemas
Teniendo en cuenta lo anterior, podemos concluir que se encuentran identificados la totalidad de los procesos y que es posible realizar la integración del sistema de gestión, por lo cual concluimos que se puede analizar la viabilidad de unir el proceso de gestión de calidad con el de salud ocupacional e integrar la parte ambiental.
2. Desarrollo del PHVA del proceso Coordinación operativa (Misional)
PLANEAR
-Planificación logística necesaria para las actividades extramurales
-Documentar y mantener actualizado del Manual de Gestión de Actividades Extramurales Reg. C/marca.
-Realizar planificación periódica que permita verificar necesidades técnicas, humanas y de logística para el proceso.
- Programación y agenda de las actividades solicitadas en órdenes de servicio requeridas por los clientes
-Planificar los recursos necesarios para la ejecución de las actividades extramurales que se programen.
HACER
- Ejecución de las actividades extramurales solicitadas en órdenes de servicio requeridas por los clientes
- Ejecución de la actividad según protocolo de los clientes
- Asignación y comunicación de responsabilidades
- Actualización base de datos de actividades extramurales con el grado de ejecución en que se encuentra cada activ.
- Implementar y controlar (actualizado) del Manual de Gestión de Actividades Extramurales Reg. C/marca
- Realizar adquisición periódica que permita cubrir necesidades técnicas, humanas y de logística para el proceso.
- Proporcionar los recursos necesarios para la ejecución de las actividades extramurales que se programen.
- Gestión de requerimientos quejas y reclamos de los clientes durante la actividad y posterior a ella.
VERIFICAR
- Realizar un análisis estadístico de las variables del proceso de act. extramurales de regional c/marca
- Revisar disponibilidad de recursos para programación de actividades extramurales solicitadas en órdenes de servicio requeridas por los clientes
- Verificación del estado de terminación de las actividades solicitadas en órdenes de servicio requeridas por los clientes
- Revisión del cumplimiento de los requisitos definidos por el cliente para facturación
- Control de ejecución de los servicios solicitado
ACTUAR
Realizar tratamiento al producto no conforme identificado por los controles del proceso
Tratamiento de Acciones preventivas y correctivas y de mejora del proceso
3. La IPS cuenta con la identificación en el mapa de procesos de los aspectos relacionados con salud, seguridad y ambiente bajo un denominado proceso “Salud Ocupacional” de Apoyo.
Se destaca la documentación e implementación del Programa de Gestión de Salud y Seguridad de la IPS el cual cuenta con la descripción detallada de presupuesto, actividades, seguimiento e inclusión de los subprogramas de Medicina Preventiva, Seguridad Industrial e Higiene. Se identifico el registro Matriz de Peligros, Política Ambiental, aprobada y socializada, Programa Ambiental, documento con procedimientos de manejo de tecnologías limpias y actividades de campañas y sensibilización, Programa de Manejo Integral de Residuos Hospitalarios y Similares, documento en cada uno de los centros de atención.
algunos aportes que consideramos pertinentes:
Eliminar1. En el proceso estratégico consideramos que los items administrativo y de talento humano son contemplados como procesos de apoyo y soporte técnico que se adhieren a la estrategia y objetivo establecido, por lo tanto es importante agregar las funciones y responsabilidades en el diseño y elaboración del proceso estratégico.
2. Gestión de requerimientos quejas y reclamos de los clientes durante la actividad y posterior a ella. Esta actividad consideramos que debe ir en el proceso de Actuar porque ya se ha generado quejas y reclamos por parte del cliente,por lo tanto se debe tomar medidas correctivas de atención a esos requerimientos de los mismos.
3.En el mapa de proceso en la parte de apoyo se observa una actividad identificada como salud ocupacional; este ítem hace referencia a salud, seguridad e higiene pero no a lo ambiental. Sugerimos incluir “ambiental” para una mejor comprensión como un sistema integrado entre ISO 9001, OSHAS 18001, ISO 14001.
Upps el comentario anterior lo realizamos entre Norma, Annyela y Diana Lorena
EliminarBuen ejemplo, para muchos de ustedes , una IPS es un negocio que conocen y entienden.
EliminarEn varios mapas de procesos he visto un proceso con nombres parecidos a Gestión de calidad y mejora continua. Ustedes que piensan, la gestión de calidad es un proceso? Qué argumentos habría a favor o en contra? SI no es un proceso, que alternativas hay?
En el trabajo de la semana pasada vimos diferentes maneras de integrar, si como ustedes proponen, se unen gestión de calidad y salud ocupacional, que nivel de integración se está dando?
Es importante que analicen las actividades del PHVA del proceso a la luz de los principios de procesos y los requisitos del capítulo 8 y del numeral 4.1. de ISO 9001. Que objetivo tiene el verificar del proceso a diferencia de la verificación del servicio?
Clara
1. En el proceso estratégico consideramos que los items administrativo y de talento humano son contemplados como procesos de apoyo y soporte técnico que se adhieren a la estrategia y objetivo establecido, por lo tanto es importante agregar las funciones y responsabilidades en el diseño y elaboración del proceso estratégico.
EliminarEn referencia al comentario citado en el numeral 1, opinamos que la determinación de posicionamiento estratégico definido por la IPS al proceso administrativo y de talento humano parte de decisión propia de esta compañía quien ha determinado que el factor de disponibilidad de recursos administrativos y humanos son importantes para la organización. No entendemos la solicitud de agregar funciones y responsabilidades en el diseño y elaboración del proceso estratégico ya que este es definido por la alta gerencia.
2. Gestión de requerimientos quejas y reclamos de los clientes durante la actividad y posterior a ella. Esta actividad consideramos que debe ir en el proceso de Actuar porque ya se ha generado quejas y reclamos por parte del cliente, por lo tanto se debe tomar medidas correctivas de atención a esos requerimientos de los mismos.
El tratamiento de las quejas y reclamos se ha determinado en el Hacer puesto que se recepciona y analiza la procedencia para seguir con la instancia del actuar mediante el tratamiento de las acciones correctivas, y preventivas según aplique y emitir respuesta al cliente.
3.En el mapa de proceso en la parte de apoyo se observa una actividad identificada como salud ocupacional; este ítem hace referencia a salud, seguridad e higiene pero no a lo ambiental. Sugerimos incluir “ambiental” para una mejor comprensión como un sistema integrado entre ISO 9001, OSHAS 18001, ISO 14001.
Esta apreciación fue concluida dentro del análisis del Mapa de proceso evaluado, razón por la cual se solicita el trámite de inclusión y aprobación por parte de la Gerencia de esta IPS.
Ustedes que piensan, la gestión de calidad es un proceso? Qué argumentos habría a favor o en contra? SI no es un proceso, que alternativas hay?
Si, consideramos que es un proceso en el que se establece la autoridad y responsabilidad de la implementación y mantenimiento del sistema de gestión de calidad que permit focalizar, sincronizar y verificar las actividades propias, el cual a futuro podrá ser denominado para esta empresa como sistema integrado HSEQ una vez sea aprobado por la Gerencia de la IPS con establecimiento de metas, programas y planes claramente definidos. Además representa en forma clara y organizacional la responsabilidad y compromiso gerencial que define como estratégico este proceso en relación a los demás identificados por la compañía destacando a su vez la importancia de articular el mejoramiento continuo de manera transversal en la organización.
En el trabajo de la semana pasada vimos diferentes maneras de integrar, si como ustedes proponen, se unen gestión de calidad y salud ocupacional, que nivel de integración se está dando?
De acuerdo a lo expuesto en niveles de integración Modulo 1 Pag 5 se define el modelo de integración sistemática.
Es importante que analicen las actividades del PHVA del proceso a la luz de los principios de procesos y los requisitos del capítulo 8 y del numeral 4.1. de ISO 9001. Que objetivo tiene el verificar del proceso a diferencia de la verificación del servicio?
El proceso señalado en el ejercicio corresponde a Coordinacion Operativa, el cual esta posicionado en el mapa de procesos como Misional, ya que hace parte de los principales procesos generadores de prestación de servicio (equivalente al producto de esta compañía) a nivel extramural o en las instalaciones de nuestros clientes, razón por la cual debe contar con la conformidad del sistema de gestión de calidad, con los requisitos definidos en el servicio (producto) y con la medición del mejoramiento continuo a partir de los métodos establecidos por el mismo (indicadores, resultados e informes de gestión integral de todos los procesos).
Cordialmente> Margoth B. Biviana V.Johana B.
INTEGRANTES:
ResponderEliminarNayibe Cadena
Viviana E. Giraldo
Juan Esteban Rojas
PROTEGER I.P.S. Es una empresa especializada en la prestación de servicios integrales en salud ocupacional. Cuenta con un equipo de profesionales con amplia experiencia en la asesoría, implementación y diagnostico en las diferentes áreas de la seguridad y salud ocupacional.
La empresa cuenta con equipos especializados para el diagnóstico clínico de cada trabajador, los cuales se encuentran debidamente calibrados garantizando la confiabilidad de los exámenes.
Los servicios son prestados en modernas y amplias instalaciones en la calle 20 No. 39 – 54 de la ciudad de Villavicencio, acorde a la normatividad vigente en salud y diseñada para la comodidad y calidad en la atención médica.
PROCESOS IDENTIFICADOS
Entradas: Requisitos del Cliente
Procesos Estratégicos: Proceso de Dirección, Gestión de Calidad
Procesos Misionales: Gestión Comercial, Servicio al Cliente, Exámenes Ocupacionales
Procesos de Apoyo: Gestión Humana, Gestión de Compras, Gestión Administrativa y Financiera, Gestión de Infraestructura
Salidas: Satisfacción del Cliente
DESARROLLO DEL CICLO PHVA DEL PROCESO DE GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
PLANEAR:
• Establecer condiciones de pagos de clientes: Se establecen los créditos y fechas de los pagos de los clientes para efectuar los cobros respectivos y radicar las facturas en los tiempos determinados.
• Establecer las condiciones de pagos a proveedores: Se determinan las condiciones de pago que tienen los proveedores y se acuerdan los créditos o formas de pago.
• Comunicaciones internas y externas de correspondencia: Se dictan las disposiciones para los canales de comunicación tanto interna como externa y los controles que se deben ejercer.
HACER:
• Elaborar facturas de venta: Se elaboran las facturas que se van a radicar en el periodo realizado teniendo en cuenta las políticas de los clientes para radicar la facturación.
• Radicar las facturas: Se llevan y radican las facturas en la dirección de correspondencia del cliente.
• Recibir los pagos de los clientes y hacer comprobantes: Los pagos de los clientes son recibidos por cualquier medio, personal, transferencia y se realizan los comprobantes de ingreso.
• Realizar los pagos a proveedores y contratistas: Se realizan los pagos a proveedores y contratistas en las fechas determinadas y según la liquidación de pagos mensual.
• Liquidar la nómina mensual y pagos de seguridad social.
• Registrar los movimientos económicos diarios de la empresa.
• Recibir y registrar la correspondencia recibida: Se recibe la correspondencia, se firma y se registra en el control de correspondencia recibida y se envía al destinatario final.
• Enviar y registrar la correspondencia enviada: Se envía y registra la correspondencia que se va a despachar indicando la fecha, quien la envía, para donde va y a quien se entrega.
VERIFICAR:
• Hacer seguimiento a las cuentas por pagar a los proveedores: Se revisan las cuentas que se deben pagar a los proveedores y se programa su pago oportuno.
• Hacer seguimiento a la cartera existente.
ACTUAR:
• Mejorar continuamente el proceso administrativo: Se establecen las oportunidades de mejora, las acciones correctivas y las acciones preventivas para mejorar continuamente la eficacia del proceso.
SALUD, SEGURIDAD Y AMBIENTE EN LOS PROCESOS
Encontramos documentación relacionada con el Programa de Salud Ocupacional, en donde figura el panorama de factores de riesgo, las responsabilidades, la descripción de la empresa (actividad económica, número de trabajadores, jornadas de trabajo, seguridad social), la política de salud ocupacional. Todo esto en etapa de diseño.
Ingrid Tolosa
EliminarMónica Perdomo
Constanza Trillos
Se identifica claramente en el sistema de gestión la entrada y la salida del servicio y el producto. Dentro de los procesos identificados no es evidente el control del producto y el proceoso de mejoramiento continuo.
En relación con el PHVA en el proceso seleccionado de gestión administrativa y financiera en la Planeación solo se evidencian objetivos relacionados con las condiciones de pago y cominicaciones internas y externas consideramos que faltan objetivos que garanticen el desarrollo del proceso en mención por consiguiente en las otras fases de no se tienen en cuenta.
En este caso eligieron un proceso general, esto nos permite analizar todo tipo de situaciones.
EliminarLuego de analizar el proceso, piensan ustedes que el proceso como esta descrito cubre tanto los aspectos administrativos como los financieros? Como fue enfocado?
Sera que tiene ese nombre porque lo pensaron como proceso o porque existe un área con ese nombre?
Cuál es el objetivo de este proceso? Las actividades que se han considerado en las etapas de planificar y verificar permiten el logro de este objetivo?
Este tipo de procesos dejan mucho que pensar
Clara
INTEGRANTES:
ResponderEliminarLorena Córdoba
German Gómez
Martha Suarez
1.Servicio Nacional de aprendizaje SENA una Entidad de clase Mundial, reconocida por ser la entidad más querida por los Colombianos , durante 55 años se ha construido y transformado para formar a los trabajadores del país, Es un establecimiento público, con financiamiento propio derivado de los aportes parafiscales de los empresarios, que ofrece instrucción gratuita a millones de personas que se benefician con programas de formación complementaria y titulada y jalona el desarrollo tecnológico para que las empresas del país sean altamente productivas y competitivas en los mercados globalizados.
Busca la capacitación técnica del recurso humano; forma personas para vincularlas al mercado laboral, empleadas o subempleadas, y realiza actividades de desarrollo empresarial, comunitario y tecnológico.
La oferta regular para técnicos, tecnólogos y trabajadores especializados incluye 522 programas y tiene 56 mesas sectoriales, conformadas por empresarios de diversos sectores de la producción que, junto con los expertos de la institución diseñan los programas. Actualmente, llega a los 1099 municipios, incluso a los más alejados, con una red corporativa de comunicaciones que comprende la Dirección General, 33 Regionales, 117 Centros de Formación Profesional y 267 sedes de formación del SENA y 362 Aulas Móviles
Con el compromiso de la Ata Dirección y de todo el Equipo Humano de colaboradores de la Entidad, ha tomado la decisión de asumir el gran reto de implementar un Sistema Integrado de Gestión “Calidad con Calidez”, centrado no en los documentos sino en las personas.
Alcance del Sistema Integrado de Gestión
El alcance del Sistema Integrado de Gestión del Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA, bajo los estándares (ISO 9001:2008, ISO 14001:2004, OSHAS 18001:2007 e ISO 27001:2005 y NTCGP 1000:2009), aplica a los 17 procesos que hacen parte de su red de procesos, siendo 3 estratégicos, 7 misionales y 7 de soporte como son:
Proceso Estratégicos.
1. Gestión del Talento Humano.
2. Gestión de Tecnologías de Información.
3. Direccionamiento Estratégico
Procesos Misionales.
1. Relacionamiento Empresarial y Gestión del Cliente.
2. Gestión de Formación Profesional Integral.
3. Gestión por Competencias para las Cualificaciones.
4. Gestión de la Innovación y la Competitividad.
5. Gestión de Empleo, Orientación Ocupacional y Empleabilidad.
6. Gestión de Emprendimiento y Empresarismo.
7. Gestión de Articulación Regional.
Proceso de Soporte.
1. Gestión de Infraestructura y Logística
2. Gestión de Contratación y Convenios.
3. Gestión de Comunicaciones
4. Gestión Documental
5. Gestión para la Evaluación y el Control
6. Gestión Jurídica
7. Gestión de Recursos Financieros
INTEGRANTES:
ResponderEliminarLorena Córdoba
German Gómez
Martha Suarez
2. DESARROLLO DEL CICLO PHVA DEL PROCESO DE RELACIONAMIENTO EMPRESARIAL Y GESTION DEL CLIENTE
Código: C-REGC Versión: 01 Fecha de Aprobación: 17/10/2012
PLANEAR
ENTRADAS O INSUMOS
Bases de datos de empresas y ciudadanos,
PQRS, aprendices
Política exteriorEstrategia nacional de cooperación internacional
Plan Nacional de Desarrollo
Presupuesto
Planes Regionales de Desarrollo
Portafolios de servicios de la entidad
Normatividad Plan estratégico de empresas
Solicitudes de empresarios
Solicitudes de las redes de conocimiento
Solicitudes internas
Guía de Administración del Riesgo NTC ISO 31000 - Gestión del Riesgo
Matriz de aspectos e impactos ambientales
Matriz de Peligros
Matriz de activos de información
SALIDAS PRODUCTO /SERVICIO
Inconformidades
Documentos de apoyo
Asistencia técnica
Recursos Financieros
Planes de Acción
Mapa de riesgos
Matriz de aspectos e impactos ambientales
Matriz de aspectos e impactos ambientales
Matriz de Peligros
Matriz de riesgos y peligros
Matriz de activos de información
Controles para asegurar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información
HACER
ENTRADAS O INSUMOS
Bases de datos de empresas y ciudadanos,
PQRS, aprendices
Política exterior
Estrategia nacional de cooperación internacional
Plan Nacional de Desarrollo
Presupuesto
Planes Regionales de Desarrollo
Portafolios de servicios de la entidad
Normatividad
Plan estratégico de empresas
Solicitudes de empresarios
Solicitudes de las redes de conocimiento
Solicitudes internas
Programa de Gestión Ambiental Matriz de aspectos e impactos ambientales
Registros de actividades de gestión ambiental
Programa de S&SOMatriz de Riesgos y Peligros
Registros de actividades de S&SO
Plan de seguridad de la información
SALIDAS PRODUCTOS O SERVICIOS
Resolución incumplimiento aportes,
Contrato de aprendizaje y FIC (Fondo para la industria de la construcción)
Recaudo y Cartera
Contrato de aprendizaje
Inducción aprendices
Regulación cuota de aprendizaje
Movilidad internacional comisión
Experiencia y buenas practicas nacionales e internacionales Donaciones Negocios/Convenios / Contratos
Transferencia de conocimientos y tecnología
Experiencia y buenas prácticas nacionales e internacionales Donaciones Negocios/Convenios / Contratos
Transferencia de conocimientos y tecnología
Respuesta a PQRS
Políticas de servicio al cliente
Propuesta de mejoramiento
Portafolio Información
Estadísticas
Registros de actividades de gestión ambiental
Registros de actividades de S&SO
Registros de actividades de seguridad de la información
INTEGRANTES:
ResponderEliminarLorena Córdoba
German Gómez
Martha Suarez
VERIFICAR
ENTRADAS O INSUMOS
Bases de datos de empresas y ciudadanos,
PQRS, aprendices
Política exterior, Estrategia nacional de cooperación internacional
Plan Nacional de Desarrollo,
Presupuesto,
Planes Regionales de Desarrollo,
Portafolios de servicios de la entidad,
Normatividad
Plan estratégico de empresas
Solicitudes de empresarios
Solicitudes de las redes de conocimiento
Solicitudes internas
Directrices, lineamientos
Mapa de Riesgos Institucional y por Procesos
Informes de Gestión Informes de Auditoría (Hallazgos)
Programa de Gestión Ambiental Matriz de aspectos e impactos ambientales,
Programa de S&SO
Matriz de Riesgos y Peligros
Plan de seguridad de la información
SALIDAS PRODUCTOS O SERVICIOS
Estadísticas Información Propuestas de mejoramiento portafolio Informes de Seguimiento
Directrices, lineamientos
Encuestas de satisfacción; Informes consolidados y tabulados
Mapa de Riesgos Institucional y por Procesos
Informe de seguimiento y monitoreo de riesgos
Informes de Gestión Informes de Auditoría (Hallazgos)
Resultados de evaluación de los indicadores del Proceso. Informes analizados y evaluados
Programa de Gestión Ambiental Matriz de aspectos e impactos ambientales,
Programa de S&SO Matriz de Riesgos y Peligros
Plan de seguridad de la información
Informes de seguimiento
ACTUAR
ENTRADAS O INSUMOS
No Conformidades
Actas de reuniones de supervisión
Resultados de análisis de Riesgos
Resultados de análisis de Indicadores
Resultados de auditorías
SALIDAS PRODUCTOS O SERVICIOS
Impactos mitigados
Riesgos mitigados
Controles implementados
Acciones correctivas, preventivas y de mejora cerrada y eficaz
3. Los aspectos de salud, seguridad y ambiente se encuentran incluidos en cada uno de PHVA del proceso
Un buen ejemplo, muy diferente de los demás. Gracias por traerlo sobre la mesa.
EliminarAl leer el ejercicio recuerdo los elementos a considerar en el alcance del sistema de gestión. Ustedes indican que este cubre 17 procesos. Por que no analizan esta afirmación a la luz de lo que discutimos? Cuál es el alcance para cada sistema? Y sería muy productivo compararlo con lo que dice el certificado existente.
Sobre el proceso, por la información como lo transcribieron no se entiende. Están las entradas y salidas, pero no están las actividades. A menos que estas se llamen solamente Planear –Hacer-Verificar y Actuar, que no sería común. Lo pueden complementar?
En este vinculo se encuentra mucha información http://comunica.sena.edu.co/sigc/nuestro-sistema/
Hay allí algo que nos sirva para entender el proceso?
Por ejemplo, aqui hay una presentacion de un proceso
Eliminarhttp://comunica.sena.edu.co/sigc/docus/Direcci%C3%B3n%20de%20Formaci%C3%B3n%20Profesional%20-%20Caracterizaci%C3%B3n.pdf
ESCUELA DE CADETES DE POLICÍA: “GENERAL FRANCISCO DE PAULA SANTANDER”
ResponderEliminarFormación y perfeccionamiento del personal de oficiales, suboficiales y agentes, hasta la creación de la Escuela de Suboficiales “Gonzalo Jiménez de Quesada”, pasando a ser entonces la Alma Mater de los Oficiales de la Policía Nacional.
Instalaciones:
Ubicada en la calle 45 sur No.45a-15 Bogotá
Cuenta con un área de 599.272 mts2, distribuida de la siguiente manera:
CONCEPTO CANTIDAD
AULAS 37
ALOJAMIENTOS 14
ALOJAMIENTOS FEMENINOS 1
CASINO DE OFICIALES 1
CASINO DE SUBOFICIALES 0
BIBLIOTECA 1
ESTADERO DE CADETES 1
CAFETERÍAS 1
PAPELERÍAS 1
PESEBRERAS 2
CANCHAS DE FÚTBOL EN CESPED 2
CANCHAS DE TENIS 4
CANCHAS MÚLTIPLES 5
CASAS FISCALES 7
BLOQUES APTOS FISCALES TIPO 1, 2
RESERVAS FORESTALES – ZONAS VERDES 13
PROCESOS:
1. PROCESOS GERENCIALES:
1.1 Direccionamiento estratégico
1.2 Direccionamiento del sistema de gestión integral
1.3 Integridad Policial
1.4 Comunicación pública
Transversal a estos esta Direccionamiento del talento humano.
2. PROCESOS MISIONALES
2.1 Formación.
2.2 Investigación
3. PROCESOS DE SOPORTE
3.1 Direccionamiento tecnológico
3.2 Logística y abastecimiento
3.3 Administración de recursos financieros
3.4 Actuación jurídica
3.5 Gestión documental
4. PROCESO DE EVALUACIÓN Y MEJORA
4.1 Control interno
4.2 Mejora continua e innovación
1. En el mapa se han identificado los procesos anteriomente mencionados los cuales consideramos que integran un sistema de gestión.
2. Proceso: Formar de manera integral a los futuros oficiales como administradores policiales, con fundamentación científica y alto sentido de la ética.
PLANEACIÓN: Definir indicadores que demuestren la formación integral del estudiante y la satisfacción del mismo., así mismo describir la actividad desarrollar la programación académica del procedimiento desarrollo curricular, donde se establezcan controles, tareas, responsables y registros, que permitan observar el desempeño del docente en el aula.
Hacer:
A. Solicitar a la oficina de planeación de la ECSAN la realización de una mesa de trabajo en donde se defina la propuesta de modificación de la caracterización del proceso de Formación y del procedimiento de Desarrollo Curricular, de acuerdo a las oportunidades de mejora evidenciadas en la auditoría del ICONTEC. Verificación: Comunicación Oficial. Acciones: Se identifica el cronograma con los responsables pero no las acciones.
B. Llevar a cabo la mesa de trabajo para definir la propuesta de modificación de la caracterización del proceso de Formación y del procedimiento de Desarrollo Curricular, de acuerdo a las oportunidades de mejora evidenciadas en la auditoría del ICONTEC. Verificar:Acta. Acciones: Se identifica el cronograma con los responsables pero no las acciones.
C.Enviar propuesta al dueño del proceso para la modificación de la caracterización del proceso de Formación y del procedimiento de Desarrollo Curricular, de acuerdo a las oportunidades de mejora evidenciadas en la auditoría del ICONTEC.Verificar:Comunicación Oficial Propuesta. Acciones: Se identifica el cronograma con los responsables pero no las acciones.
3. Cómo se reflejan los aspectos de salud, seguridad y ambiente en los procesos? Si no están el proceso, pero están en la empresa en otro documento (por ejemplo el panorama de factores del riesgo, el plan de manejo ambiental), indique que información encuentra.
En el mapa de procesos no se evidencia estos aspectos, pero en los documento existe una política ambiental la cual contempla objetivos, programas y logros. Adicionalmente esta la política de modelo de gestión humana donde existe la política de salud ocupacional y seguridad, los objetivos, la priorización de los riesgos y las perspectivas.
Realizado por:
Ingrid Tolosa
María Constanza Trillos
Mónica Perdomo
Una institución educativa es muy buen ejemplo para analizar. Alrededor de análisis que hicieron es importante que complementen la información que incluyeron en el comentario. Una lectura cuidadosa me deja pensando que no son las actividades del proceso de formación.
ResponderEliminarAdicionalmente los propongo este análisis. En muchos mapas hay procesos como “ Direccionamiento del sistema de gestión integral “ me gustaría que investigaran como es el PHVA de ese proceso para poder analizar su aporte a la organización?
Clara